Tento článok má pomôcť zamestnancom zariadení sociálnych služieb takúto evaluáciu alebo meranie naplánovať a zrealizovať a zistiť, aký reálny vplyv majú ich dobrovoľnícke aktivity či dobrovoľnícke programy.
Evaluácia je jeden z krokov manažmentu dobrovoľníctva v zariadeniach sociálnych služieb. Orientuje sa na jasne špecifikované ciele dobrovoľníckeho programu, či dobrovoľníckych aktivít. Evaluáciou programu sa uzatvára „kruh“ manažmentu dobrovoľníkov a dobrovoľníčok. Na evaluáciu nadväzuje ďalšie plánovanie, keďže vďaka nemu získavame spätnú väzbu, na ktorú reagujeme návrhmi na zvýšenie kvality manažmentu dobrovoľníkov a dobrovoľníckeho programu (Brozmanová Gregorová, Mráčková, 2014).
Evaluácia dobrovoľníctva je proces využitia informácií, ktoré sa zozbierali a ktoré nám povedia, ako dobre dobrovoľnícky program funguje. Identifikuje priestor na zlepšenia a pomôže preukázať výsledky, ktoré prináša organizácii zapojenie dobrovoľníkov alebo pridaná hodnota, ktorej zdrojom sú dobrovoľníci. Evaluácia dobrovoľníckych programov. (Bere, Bere, Pintea, 2019).
Pochopenie očakávaného vplyvu a jasná predstava o rozdieloch, ktorých nositeľmi chcete byť v rámci svojho zariadenia, nie je vždy jednoduché, ale ak chcete dosiahnuť riadený a predvídateľný proces, ktorý umožní skonsolidovať vašu úlohu v rámci miestnej komunity, je priam nevyhnutné.
Evaluácia dobrovoľníckych programov v zariadeniach sociálnych služieb je možné rozdeliť na dve časti. Prvá časť je zameraná na hodnotenie dobrovoľníkov a druhá časť je o monitoringu a hodnotení dobrovoľníckeho programu (Brozmanová Gregorová, Frimmerová, Šolcová, 2019). V metodike venujeme pozornosť hodnoteniu dobrovoľníckeho programu.
Prečo je evaluácia dobrovoľníckych programov dôležitá?
Donori, nadácie a inštitúcie, ktoré finančne podporujú zariadenia sociálnych služieb, vyvíjajú čoraz väčší tlak s cieľom dosiahnuť väčšiu transparentnosť a viditeľnosť výsledkov. Zariadenia sociálnych služieb potrebujú čoraz častejšie dôkaz, že ich práca skutočne prispieva k očakávanej zmene. Čoraz viac zariadení sociálnych služieb dnes zapája do svojich služieb a aktivít dobrovoľníkov, niektoré dokonca rozvíjajú dobrovoľnícke programy, do ktorých zapájajú svojich klientov a dobrovoľníci ich vedú. Ide o doplnkové aktivity, ktoré pomáhajú organizácii efektívnejšie dosahovať svoje ciele. Evaluácia vplyvu dobrovoľníckej činnosti sa robí s cieľom zdôrazniť zmeny a vplyv dobrovoľníckych aktivít, ktoré sa realizujú, na rôzne cieľové skupiny, pričom tieto aktivity ovplyvňujú spôsob života, prácu, vzťahy medzi týmito skupinami, odpovedajú na ich potreby a majú vplyv aj na to, ako zvládajú život v spoločnosti (Bere, Bere, Pintea, 2019).
Medzi ďalšie argumenty pre realizáciu evaluácie dobrovoľníckej činnosti/programu (Bere, Bere, Pintea, 2019, Brozmanová Gregorová, Frimmerová, Šolcová, 2019, Tošner, Sozanská, 2002):
- Posúdenie ekonomickej hodnoty dobrovoľníckych programov [1];
- Predstavenie výsledkov pred verejnosťou, médiami a donormi;
- Zvýšenie všeobecného povedomia o Vašom zariadení/organizácii tým, že zverejníte výsledky zistení;
- Zlepšenie manažmentu dobrovoľníkov a aktivít pre dobrovoľníkov v rámci zariadenia/organizácie;
- Motivovanie existujúcich dobrovoľníkov a zamestnancov;
- Zistenie skutočnej hodnoty dobrovoľníckeho programu.
Evaluácia dobrovoľníckeho programu je potrebná k tomu, aby sa zistilo, čo sa môže zlepšiť v procese koordinácie dobrovoľníkov, ako môžete zabezpečovať vyššiu kvalitu koordinácie dobrovoľníkov. Ďalší dôvod je možnosť predstaviť výsledky pred verejnosťou, médiami a donormi (Tošner, Sozanská, 2002).
Evaluácia dobrovoľníckeho programu v zariadeniach sociálnych služieb
Skôr, ako sa pristúpi k evaluácii, je potrebné vrátiť sa k vlastnému dobrovoľníckemu programu, prípadne dobrovoľníckym aktivitám. Potrebujeme mať určený cieľ – to, čo chceme dobrovoľníctvom v zariadení sociálnych služieb dosiahnuť. Okrem tohto predpokladu je veľmi dobrým predpokladom existencia nastaveného manažmentu dobrovoľníkov/čok v zariadení, ako aj spôsob monitorovania a zaznamenávania jednotlivých etáp manažmentu.
Do evaluácie odporúčame zapojiť dobrovoľníkov, zamestnancov, klientov a prípadne ich rodinných príslušníkov.
Evaluácia ako proces, ktorý pozostáva z niekoľkých krokov. Na základe odbornej literatúry o meraní a komunikácii vplyvu dobrovoľníctva ponúkame zoznam jednoduchých krokov, ktoré môžu viesť v procese merania vplyvu dobrovoľníckeho programu. Tieto kroky sú na obrázku (nižšie; Bere, Bere, Pintea, 2019, Brozmanová Gregorová, Frimmerová, Šolcová, 2019, Tošner, Sozanská, 2002). Jednotlivým krokom budeme venovať pozornosť v nasledujúcich podkapitolách.
Kroky pri evaluácii dobrovoľníckeho programu v zariadeniach sociálnych služieb
Nastavení konceptu evaluácie a plánovaní evaluácie
Každá evaluácia sa začína stanovením konceptu. Môžeme sa sústrediť na evaluáciu procesu, evaluáciu výsledku, evaluáciu dopadu (Kaščák, Púpala, 2017). Jedným z konceptov nastavenia evaluácie je zafokusovanie od vstupu [2] až ku dopadu a ide teda o Evaluáciu dopadu.
Koncept evaluácie dobrovoľníckych programov v zariadení sociálnych služieb
VSTUP – ide o všetky zdroje, ktoré zariadenie sociálnych služieb investuje do toho, aby dobrovoľníctvo v ňom fungovalo.Môže ísť o finančné zdroje, ale tiež o čas dobrovoľníkov a zamestnancov, počet hodín, ktoré zamestnanci venujú manažmentu dobrovoľníkov (náboru, výberu, školeniu, monitoringu a pod.), financie, ktoré sa potrebujú na realizáciu aktivít realizovaných v rámci dobrovoľníckeho programu, zariadenie a materiál, ktorý sa spotrebuje, a pod.
VÝSTUP – môžu to byť priame produkty a služby poskytované cez dobrovoľnícky program. Výstupy sú merateľné a jasne definovateľné. Výstupom sú napríklad: počet aktivít v programe, počet klientov zapojených do aktivít, počet dobrovoľníkov zapojených do aktivít pre klientov, počet odpracovaných dobrovoľníckych hodín a pod.
VÝSLEDOK ‒ týka sa prínosov programu, ktorý je generovaný v konkrétnom čase, zvyčajne počas alebo hneď po ukončení aktivít. Výsledkom je napríklad počet dobrovoľníkov, ktorí pre organizáciu pracujú dlhodobo, počet spokojných klientov, počet nových klientov zapojených do konkrétneho programu a pod.
VPLYV – je opisom zmien, ktoré sú výsledkom programu vo vzťahu k širšiemu prostrediu v dlhšom časovom úseku. Môže ísť o zlepšenie rozpoznateľnosti organizácie v rámci miestnej komunity, zlepšenie služieb poskytovaných klientom, ktorí sú zapojení do programu a pod. (Bere, Bere, Pintea, 2019).
Prvý krok s plánovaním evaluácie sa spája s tým, čo potrebujeme zistiť, na základe toho si vyberáme najefektívnejšie nástroje a najvhodnejšie prístupy. Napríklad, ak chceme vedieť, či sa vďaka dobrovoľníckemu programu zvýšila spokojnosť našich klientov so službami nášho zariadenia, zrejme skôr než začneme s novým ročníkom dobrovoľníckeho programu, sa na spokojnosť spýtame klientov počas rozhovorov alebo prostredníctvom dotazníkov (Brozmanová Gregorová, Mráčková, 2014).
Môžeme začať napríklad aj s náplňou práce dobrovoľníka, vďaka nej koordinátori dobrovoľníkov vedia, čo sa od dobrovoľníkov očakáva a žiada, a teda si veľmi zreteľným spôsobom vedia vyhodnotiť, či je naplnenie stanoveného reálne a má práca vplyv na zariadenie (McCurley, Lynch, 2000).
Zber údajov pre evaluáciu dobrovoľníckeho programu
Evaluácia sa spája s monitoringom (zaznamenávaním) a nemusí zaberať veľa času. Zber informácií pre monitoring je možné realizovať denne, mesačne alebo štvrťročne. Monitoring pomáha kontrolovať, či konkrétna aktivita bola realizovaná podľa očakávania (Brozmanová Gregorová, Frimmerová, Šolcová, 2019).
Na evaluáciu dobrovoľníckeho programu budeme potrebovať dva typy dát, ktoré by sme mali monitorovať (Brozmanová Gregorová, Frimmerová, Šolcová, 2019):
Kvantitatívne dáta opisujú informácie v číslach. Môžete získať rôznorodé údaje, ako napr.:
- počet dobrovoľníkov zapojených do programov za rok, mesiac, týždeň, atď.,
- celkový počet investovaných dobrovoľníckych hodín,
- ekonomická hodnota dobrovoľníckych hodín,
- počet prijímateľov, pre ktorých boli dobrovoľníci k dispozícii,
- priemerná doba pôsobenia dobrovoľníkov v organizácii,
- ako sa dobrovoľníci dozvedeli o danej organizácii, zdroje dobrovoľníkov,
- dobrovoľníci podľa kategórií: vek, pohlavie, vzdelanie, práca, zameranie, atď.,
- miera fluktuácie dobrovoľníkov a pod.
Kvantitatívne údaje môžeme získať cez dennú evidenciu alebo dotazníky a rozhovory, ktoré sa spájajú so skúsenosťami a názormi jednotlivcov, ktorým tento program slúži.
Kvalitatívne dáta hovoria o tom, že aspekty vplyvu dobrovoľníckych programov nie je možné kvantifikovať:
- Nehmotné prínosy: zvýšená morálka personálu, zlepšené vzťahy v komunite, zvýšený záujem o programy a zvýšená lojálnosť voči organizácii.
- Výsledky programu, ako zvýšená spokojnosť prijímateľov, zlepšený stav prijímateľov a zvýšená podpora komunity, sú príklady ďalších nehmotných prínosov, ktoré môžeme merať kvalitatívne.
- Skúsenosti, vyrozprávané príbehy a zážitky, rozhovory, pozorovania.
- Organizačné správy, spätné väzby, hodnotenia a pod.
Tieto „mäkké“ údaje pravdepodobne zohrávajú väčšiu rolu v evaluačnom procese než „tvrdé“ údaje, hoci fakty a čísla sú tiež dôležité.
V niektorých prípadoch je výhodnejšie – z časových, kapacitných a študijných dôvodov – voliť metódu hodnotiaceho dotazníka. Ide o prípady, keď sa hodnotenie dobrovoľníkov alebo celého programu vyžaduje aj od ďalších ľudí – od kolegov, zamestnancov, od klientov, prípadne ich rodinných príslušníkov. V tomto prípade sa tiež odpovede v dotazníku archivujú a my sa k nim neskôr najmä z dôvodu hodnotenia a porovnania môžeme vrátiť (Brozmanová Gregorová, Frimmerová, Šolcová, 2019).
Napríklad v dotazníku pre dobrovoľníkov môžeme uviesť nasledujúce otázky:
- Do akej miery boli naplnené vaše očakávania, s ktorými ste prišli na prvé stretnutie?
- Ktorá úloha/oblasť bola pre vás najnáročnejšia?
- Čo by ste uvítali vo vašej dobrovoľníckej činnosti? Čo by bolo pre vás nápomocné?
- Ako hodnotíte komunikáciu a spoluprácu s koordinátorom dobrovoľníkov a/alebo supervízorom? Akú zmenu by ste uvítali?
- Čo vám najviac pomohlo, čo bolo pre vás najužitočnejšie alebo potrebné na stretnutiach so supervízorom?
V dotazníku pre zamestnancov môžeme uviesť nasledujúce otázky:
- Je dobrovoľnícka aktivita prínosom pre vašu organizáciu?
- Má aktivita dobrovoľníkov vplyv na vzťahy vo vašom kolektíve?
- Pozorujete nejaké zmeny vo vašej organizácii v súvislosti s prítomnosťou dobrovoľníkov? Ak áno, aké?
- Myslíte si, že aktivita dobrovoľníkov vo vašej organizácii prináša nejaké riziká?
- Zmenil sa váš názor na dobrovoľníkov za to obdobie, počas ktorého pôsobili vo vašej organizácii? Akým smerom?
- Myslíte si, že dobrovoľník môže byť pomocníkom pre zamestnancov?
V dotazníku alebo rozhovore s prijímateľmi / cieľovou skupinou môžu byť otázky ako napr.:
- Čo sa vám nepáči na dobrovoľníkoch?
- Je náš program pre vás dôležitý?
- Ak áno, v akom zmysle je pre vás užitočný?
- Dôverujete dobrovoľníkom?
- Čo by ste zmenili na dobrovoľníkoch?
- Akou známkou by ste ich ohodnotili (napr. od 1 do 10)?
- Odporučili by ste dobrovoľníkov iným prijímateľom/klientom inej organizácie/inštitúcie? Prečo?
- Sú dobrovoľníci spoľahliví?
- Vždy prišli na dohodnutý čas?
Analýza a kontrola údajov pre evaluáciu
Keď už budú zozbierané informácie, bude potrebné ich analyzovať a interpretovať. Pre výstupy alebo kvantitatívne dáta to môže zahŕňať nasledovné: Dosiahlo sa ciele, ktorý sa vytýčil pre nábor dobrovoľníkov? Sú vaši dobrovoľníci zo širokej a rôznorodej škály vzdelania/pomerov? Čo sa týka výsledkov alebo kvalitatívnych dát, môžeme sa opýtať: Dosiahli sme, čo sme naplánovali urobiť, alebo nie, napr. odišli niektorí dobrovoľníci, aby nastúpili do plateného zamestnania, pričom využili zručnosti a prax, ktorú získali ako dobrovoľníci? Možno budeme musieť spísať naše závery na základe dôkazov, ktoré sme zistili. Pri interpretácii informácií zvážme, či sú aj iné možné vysvetlenia našich zistení. Keď zistíme medzery, potrebujeme sa zamerať na to, ako dosiahnuť zlepšenie. Musí byť realistické, špecifické a dosiahnuteľné. Môže to byť dobrá príležitosť na kontrolu cieľov pre výstupy a výsledky a realistickejšie plánovanie ďalších dobrovoľníckych programov (NCVO, 2015).
Môžeme analyzovať najnižšie aj najvyššie hodnoty alebo priemer, alebo sa zamerať na najčastejšie odpovede – to závisí od konkrétnej otázky. Analyzovanie kvalitatívnych údajov si vyžaduje iný prístup a zdroje. Kým pri kvantitatívnych údajoch potrebujete skôr technické zručnosti a konkrétny postup, analýza kvalitatívnych údajov sa blíži umeniu. Zozbierané údaje sú vo forme slov a príbehov a potrebujú byť detailne a správne pochopené a preskúmané (Brozmanová Gregorová, Frimmerová, Šolcová, 2019).
Komunikácia výsledkov a zapracovanie zistení do manažmentu dobrovoľníctva
Oznámenie výsledkov si nevyžaduje komplikované postupy a vysoko odborné oddelenia PR, môže to urobiť jednoducho ktokoľvek, kto bol zapojený do procesu posúdenia vplyvu. Existujú rôzne spôsoby, ako oznámiť zistenia vášho hodnotenia. Či si vyberieme jedno alebo druhé, malo by to byť stanovené podľa nasledujúcich kritérií: cieľ oznámenia, cieľová skupina, typ prezentovaných údajov, dostupnosť zdrojov (ľudské, finančné, časové), kontext oznámenia.
Na základe týchto prvkov sa môžeme rozhodnúť, či vytvoriť:
- interné správy,
- letáky pre rôznych zúčastnených,
- zhrnutie na webových stránkach, blogoch a sociálnych sieťach,
- novinové vydania,
- výročné správy,
- reklamné videá,
- prezentáciu na rôznych podujatiach.
Výsledky evaluácie sú tiež skvelým základom pre rozvoj a zlepšovanie vašej práce. Z údajov a informácií, ktoré sa zozbierali a zanalyzovali, môžeme získať dôležité vhľady. Získané výsledky sú podstatnou súčasťou zapracovania zistení do prvého kroku Manažmentu dobrovoľníctva, a to Príprava a plánovanie dobrovoľníckeho programu. V rámci tejto časti môžeme okrem prehodnotenia celkového cieľa dobrovoľníckeho programu pretransformovať napríklad nábor, výber, podporu a ďalšie kroky, v ktorých sme identifikovali nedostatky.
Monitorovací plán evaluácie dobrovoľníckeho programu v zariadeniach sociálnych služieb
Ako poslednú časť v rámci plánovania a realizácie evaluácie dobrovoľníctva by sme chceli prezentovať príklad z metodiky, ktorá vznikla v súvislosti s rozvojom dobrovoľníctva v zariadeniach sociálnych služieb.
Monitorovací plán evaluácie pomôže zodpovedať si na otázku: Čo chceme dokázať a komu to potrebujeme dokázať? V druhej časti plánu sa pozornosť presúva na to, ktoré dáta potrebujeme. A taktiež ľudí, ktorí vám tieto dáta poskytnú, ľudí, ktorí ich zozbierajú, a metódy monitorovania, ktoré si zvolíme. Ak takýto nástroj využijeme, dostaneme základnú kostru monitorovacieho procesu pre získanie údajov, vďaka ktorému sa už od začiatku vyhneme chybám. Napríklad sa vyhneme výberu kvantitatívneho nástroja na získavanie kvalitatívnych dát alebo tomu, aby sme získavali dáta, ktorými nikto nedisponuje. Ak si krok za krokom naplánujeme všetko ku každému cieľu, ktorý sme si stanovili a na konci si to znova skontrolujeme, mali by sme všetko zvládnuť. Pri príprave takéhoto plánu odporúčame vrátiť sa k materiálom uvedeným v záveru.
Na záver
V našej praxi sme realizovali niekoľko evaluácií, ktorých výsledkom boli nielen správy, ale najmä zvyšovanie kvality našej práce s dobrovoľníkmi a dobrovoľníčkami. V jednom dobrovoľníckom programe, ktorý sa realizuje v nízkoprahovom komunitnom centre, sme v prvom roku postavili veľmi pekný a honosný cieľ. Verili sme, že vďaka doučovaniu, raz do týždňa, sa deťom zapojeným, ako napríklad, zlepšia známky. Po prvom roku fungovania dobrovoľníckeho programu sme realizovali evaluáciu, zistili, že sa známky vôbec nezlepšili. Namiesto sklamania a ukončenia dobrovoľníckeho programu sme sa opäť pustili do mapovania potrieb a v nasledujúcom roku sa nám podarilo stanoviť reálnejší cieľ.
Veríme, že uvedená metodika poslúžila ako inšpirácia pre prvé kroky a ďalšie zmapovanie si možností evaluácie dobrovoľníckych programov v zariadeniach sociálnych služieb.
Pre celkový obraz manažmentu dobrovoľníctva v zariadeniach sociálnych služieb odporúčame publikáciu vytvorenú v rámci medzinárodného projektu Budovanie kapacít v sociálnom sektore prostredníctvom rozvoja dobrovoľníckych programov v zariadeniach sociálnych služieb v regióne strednej a východnej Európy (skratka SOVOL). Je to publikácia s názvom: Dobrovoľníctvo v zariadeniach sociálnych služieb ‒ Sprievodca tvorbou dobrovoľníckeho programu, v ktorej nájdete podrobnejšie informácie a užitočné rady. V rámci tohto projektu vznikla aj publikácia: Meranie a komunikácia vplyvu dobrovoľníctva v zariadeniach sociálnych služieb. Je to manuál, ktorého cieľom je poskytnúť zariadeniam sociálnych služieb konkrétnu podporu a pomoc v meraní a komunikovaní vplyvu dobrovoľníctva. V manuáli nájdete všetky fázy tohto procesu, akými je plánovanie, hodnotenie, názorné predvedenie a informovanie komunity o pozitívach, ktoré zapájanie dobrovoľníkov do zariadení prináša. Manuál môže využiť ktorákoľvek organizácia bez ohľadu na veľkosť, ktorá do dosahovania svojich cieľov zapája dobrovoľníkov. Tento manuál je relevantný pre akýkoľvek typ organizácie pracujúcej s dobrovoľníkmi, nielen pre zariadenia sociálnych služieb. Obe publikácie sú dostupné na webovej stránke Platformy dobrovoľníckych centier a organizácií www.dobrovolnickecentra.sk, v časti Materiály a Publikácie.
Zároveň Platforma dobrovoľníckych centier a organizácii poskytuje e-vzdelávanie [3] Meranie a komunikácia vplyvu dobrovoľníctva (16 hodín), ktorého cieľom je rozvinúť vedomosti a zručnosti účastníkov a účastníčok v oblasti zisťovania a komunikácie vplyvu dobrovoľníctva.
Jana Šolcová a Alžbeta Brozmanová Gregorová,
Katedra sociálnej práce, Pedagogická fakulta Univerzity Mateja Bela v Banskej Bystrici
Použitá literatura a zdroje:
BERE, I., BERE, D., PINTEA, C. 2019. Meranie a komunikácia vplyvu dobrovoľníctva v zariadeniach sociálnych služieb. Budapešť: Volunteering Hungary ‒ Centre of Social Innovation.
BROZMANOVÁ GREGOROVÁ, A., FRIMMEROVÁ, A., ŠOLCOVÁ, J. 2019. Dobrovoľníctvo v zariadeniach sociálnych služieb. Sprievodca tvorbou dobrovoľníckeho programu. Stupava: Belianum, Platforma dobrovoľníckych center a organizácií.
BROZMANOVÁ GREGOROVÁ, A., MRÁČKOVÁ, A. 2014. Manažment dobrovoľníkov a dobrovoľníčok. Banská Bystrica: Belianum, Platforma dobrovoľníckych center a organizácií.
KAŠČÁK, O., PÚPALA, B. 2016. Metodika k štátnemu vzdelávaciemu programu pre evaluáciu pre predprimárne vzdelávanie. Bratislava: Štátny pedagogický ústav.
MCCURLEY, S., LYNCH, R. 2000. Manažment dobrovoľníkov. Bratislava: SAIA.
SOZANSKÁ, O., TOŠNER, J. 2002. Dobrovolníci a metodika práce s nimi v organizacích. Praha: HESTIA.
VOLUNTEER NOW. 2012. As good as they give. Workbook 3 ‒ Managing and motivating [online]. Volunteer now. [13. 3. 2017]. Available: http://www.volunteernow.co.uk/fs/doc/publications/workbook3-managing-and-motivating-volunteers-2013.pdf
Volunteer Scotland. 2013. Guide to Measuring impact of volunteering [online]. [13. 5. 2017]. Available: www.scotland.org.uk
[1] Metodika výpočtu a dokladovania ekonomickej hodnoty dobrovoľníckej práce bola vytvorená Platformou dobrovoľníckych centier a organizácií na základe existujúcich zahraničných a slovenských odporúčaní a metodík. Východiská tvorili najmä manuál Medzinárodnej organizácie práce (ILO). Metodika je dostupná na webe.
[2] Jednotlivé pojmy sú podrobne rozpracované a sú súčasťou tak dostupnej metodiky, ako aj cvičení v e-vzdelávaní.
[3] Informácie o online kurze, ako aj ďalších vzdelávaniach a tréningoch dostupné na: https://www.dobrovolnickecentra.sk/sk/treningy/cennik-treningov-na-objednavku
